Aanvankelijk bestond het archief slechts uit een aantal perkamenten charters, waarin de rechten van de Gooiers tot het gebruik van de ‘gemene gronden’ waren vastgelegd. In het stadhuis van Naarden werden deze stukken bewaard in een ijzeren kist. Mede daarom heeft de Stichting Stad en Lande besloten het archief onder te brengen in het stadsarchief van Naarden. Het archief van Stad en Lande is een particulier archief en valt daarom niet onder de Archiefwet. In principe is het archief niet per definitie openbaar. Gelet op het historische belang van het archief voor de regio Gooi- en Vechtstreek heeft de Stichting Stad en Lande bij de overdracht van het archief bepaald dat het toegankelijk moet worden gemaakt.

Het archief is verre van compleet. Zo is bij de verwoesting van Naarden in 1572 door de Spaanse troepen het archief van het college van Stad en Lande vrijwel geheel verloren gegaan.
Correspondentie tussen de provinciale archivaris van Noord-Holland en het gemeentebestuur van Laren wijst er op dat tussen 1881 en 1882 het archief van Stad en Lande door de provinciale archivaris is geïnventariseerd. Het nieuwe hoofdbestuur doet in november 1913 een oproep aan erfgooiers om archiefstukken en drukwerken af te staan voor de vorming van een bibliotheek: “Voor het archief van het Hoofdbestuur worden gevraagd alle boeken, brochures, geschriften, acten, stukken en oude couranten, welke handelen over erfgooiers zaken. Ieder erfgooier, die daartoe iets wil afstaan, doet daarmede een goed werk, want hij vermeerdert daardoor de kennis van hen die in de eerste plaats geroepen zijn de erfgooiersbelangen voor te staan. Komt, helpt het Hoofdbestuur een behoorlijke bibliotheek saam te stellen” .

In het Nederlands Archievenblad verscheen in 1931 een artikel over het archief van Stad en Lande van Gooiland. In het artikel wordt onder meer aandacht besteed aan de staat waarin het archief zich bevond toen het door het nieuwe bestuur in 1913 werd overgenomen van het oude bestuur. Ook wordt in het artikel melding gemaakt van de ontsluiting van het archief door secretaris-penningmeester J.L. van Os. Een fragment:

“Toen het archief in het einde van 1913 door het ten gevolge van de Erfgooierswet van 1912 opgetreden nieuwe bestuur van Stad en Land werd overgenomen, lagen de archivalia, van de oudste tot de jongste, in de grootste mogelijke verwarring dooreen. Iets als een inventaris ontbrak geheel. Vandaar dat zelfs een behoorlijk proces-verbaal van de overname niet mogelijk was. Het archief is thans door de ambtenaren ter secretarie van Stad en Lande geordend naar de onderwerpen, zonder scheiding in oud en nieuw archief, zoodat over een bepaald onderwerp de stukken chronologisch doorloopen. Deze regeling is natuurlijk in strijd met de voorschriften der Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archieven, maar vindt haar reden in de overweging, dat bij vele zaken in het beheer van Stad en Lande lang geleden genomen besluiten of gevoerde briefwisselingen nog van rechtstreekschen invloed op thans te nemen maatregelen kunnen zijn. Het eigenaardig karakter van Stad en Lande, waarbij veel, dat elders verouderd is, nog leeft, veroorlooft de paradox, dat het hier feitelijk geen oud, alleen een nieuw archief, dat echter reeds in de Middeleeuwen begint, bestaat. Daarom kon indertijd bij de ordening van het archief wijlen Mr. Seerp Gratama, die toch wel tot oordeelen bevoegd was, zich zeer wel met het systeem van indeeling en opberging vereenigen. De ordening werd gekroond door een, in een exemplaar in handschrift bestaande, beschrijving van het archief van de hand van den secretaris van Stad en Lande, den Heer J.L. van Os, die, hoewel zij volstrekt geen wetenschappelijke pretenties heeft, den gebruiker althans gemakkelijk den weg tot de archiefschatten opent”.

Dat de ordening en het toegankelijk maken van archief geen sinecure was blijkt uit een opmerking van voorzitter E. Luden: “Wat het archief betreft moge vermeld worden, dat dit zoowel uit historisch als uit praktisch oogpunt zoo waardevol bezit, in zeer onvolledige en ongeordende toestand werd bevonden. Eerst na een vijftiental jaren ernstigen arbeid was het systematisch en overzichtelijk gerangschikt…”.

Er werd toen een ordening naar onderwerp tot stand gebracht waarbij geen onderscheid werd gemaakt tussen oud archief , te weten daterend van voor 1914 en het nieuwe archief. Hierbij werden de stukken chronologisch geordend. Het argument om het archief zo te ordenen was dat bij veel onderwerpen in het verleden genomen besluiten of gevoerd beleid nog van invloed konden zijn op te nemen maatregelen.

In 1973 zijn de Gooise gemeenten benaderd met de vraag wat er na de ontbinding met het archief van Stad en Lande zou moeten gebeuren. Er werd al jaren vruchteloos heen en weer gepraat over de totstandkoming van een streekarchief. Het beschikbaar komen van het archief van Stad en Lande voor een dergelijk streekarchief zou aanleiding kunnen zijn om weer wat schot in de zaak te krijgen. Niets was echter minder waar. Op 26 oktober 1976 wordt een archiefcommissie ingesteld die advies moest uitbrengen over wat er met het archief van Stad en Lande diende te gebeuren. Een half jaar later wordt dit advies uitgebracht en aanvaard. Kern ervan is dat een op te richten ‘Stad en Lande stichting’ eigenaar wordt van het archief en het in beheer moet overdragen aan een bij de Archiefwet goedgekeurde accommodatie. Het archief moet ongedeeld worden overgedragen. In het bestuur van de stichting moeten twee bestuursleden uit Erfgooierskringen afkomstig zijn. Voorts wordt bepaald dat de Stichting zich op een ruimer terrein mag bewegen dan uitsluitend het eigen archief. De gemeente Huizen stelt een deel van haar archiefkelder ter beschikking . In de stichtingsakte is een clausule opgenomen waarin wordt bepaald dat het archief te zijner tijd bij het (overigens nog steeds te vormen) streekarchief moet worden ondergebracht. De Stad en Lande Stichting heeft uiteindelijk bij overeenkomst van 10 september 1993 haar archieven in bewaring gegeven bij het Stads- en Streekarchief te Naarden. Doel van de inbewaringgeving was het archief op een verantwoorde manier te huisvesten en ter beschikking te stellen voor onderzoek op de studiezaal. Over het beheer van het archief werd geregeld dat de Stichting de kosten van het toegankelijk maken en materiele verzorging zou dragen.
0.3 Verantwoording van de inventarisatie

In de zomer van 2004 werd door de stichting Stad en Lande van Gooiland opdracht verstrekt aan VHIC bv. te Rijswijk om het archief van Stad en Lande van Gooiland te inventariseren. Sinds 1993 was het archief door de stichting in bewaring gegeven bij het Stads- en Streekarchief te Naarden. De omvang van het archief bedroeg 100 strekkende meter.

Het archief is te verdelen in archiefbescheiden van:

• de Vergadering van Stad en Lande van Gooiland (1650-1913)
• de Vereniging van Stad en Lande van Gooiland (1914-1977)

In 1942 was het archief door middel van een plaatsingslijst toegankelijk gemaakt. Deze plaatsingslijst werd in 1973 verbeterd, is in 1982 aangevuld en sinds 1993 gedeeltelijk ingevoerd in een database van het Stads- en Streekarchief. In 2003 is een begin gemaakt met het invoeren van omschrijvingen van archiefstukken in een nieuwe database getiteld Archieven Stad en Lande van Gooiland (1422) 1650-1977 (1988). Bij aanvang van de inventarisatie waren ruim 1600 beschrijvingen in deze database ingevoerd volgens een door mevrouw C.M. Abrahamse opgesteld ordeningsschema.

Onderdeel van de bewerking was het beoordelen van de nog niet beschreven stukken op te bewaren of te vernietigen. Bij de selectie voor vernietiging zijn de gangbare criteria voor vernietiging van archiefbescheiden, gebaseerd op bestaande wet- en regelgeving gehanteerd, maar is tevens, gezien het unieke karakter van het archief, nauwkeurig gelet op de cultuurhistorische belangen. Over de door de inventarisatoren opgestelde lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken is uitgebreid gediscussieerd met het bestuur van de stichting en de archivaris van het Stads- en Streekarchief Naarden, de heer A. Medema. Na sterke aandrang van het bestuur zijn alle stukken die op deze lijst voorkwamen alsnog opgenomen in de inventaris. Dit betekende wel veel extra werk en zorgde voor een aanzienlijke vertraging van de totale inventarisatie. Uiteindelijk zijn er dus geen archiefbescheiden vernietigd en treft men in de inventaris stukken aan, die normaliter bij de bewerking van particuliere en overheidsarchieven op een vernietigingslijst zouden zijn geplaatst. Wij hechten eraan om dat hier te vermelden.

Zoals hiervoor vermeld zijn bij de herordening van het archief vanaf 1913 alle stukken per onderwerp chronologisch geborgen. Omdat er duidelijk sprake is van twee afzonderlijke bestanden zijn er twee verschillende inventarissen vervaardigd. Daarom was het noodzakelijk de stukken in de dossiers daterend van voor 1914 te lichten en afzonderlijk te beschrijven. Na overleg met de archivaris is besloten om het archief van de vergadering van Stad en Lande van Gooiland (1422) 1650-1913 als gedeponeerd archief bij het archief van de Vereniging te beschouwen.
Bij de inventarisatie bleek de oude dossiervorming niet altijd te kloppen. In veel dossiers waren meerdere onderwerpen geborgen waardoor het noodzakelijk werd deze te splitsen. Soms was het verschil tussen de onderwerpen in de dossiers zo minimaal dat dit niet in een beschrijving kon worden uitgedrukt en zijn dossiers samengevoegd.

De materiële verzorging werd uitgevoerd door Peter de Jong, Arnout Plat en Sonja van der Waal.
Naarden / Goes 2007
Thomas Baas
Peter Diebels
Marc Immeker